Eine Teilungserklärung kommt im Zusammenhang mit Wohnungsteileigentum (Eigentumswohnungen) oder gewerblichem Teileigentum (Büros, Ladenflächen) vor und bezeichnet die Urkunde, durch die ein Grundstück in verschiedene ideelle Miteigentumsanteile aufgeteilt wird. Gleichzeitig erfolgt in der Teilungserklärung, die zwingend notariell beglaubigt werden muss, die Zuordnung der gebildeten ideellen Miteigentumsanteile zu einer bestimmten Wohnung und/oder einer Garage. Darüber hinaus können in der Teilungserklärung Sondernutzungsrechte zum Beispiel an einen Teil des an die Wohnung angrenzenden Gartens gebildet werden.
Bei jeder Baufinanzierung einer Eigentumswohnung oder eines gewerblichen Teileigentums gehört die Teilungserklärung zu den Unterlagen, die zunächst vom Verkäufer dem Käufer auszuhändigen und die später zusammen mit dem notariellen Kaufvertrag der finanzierenden Bank vorgelegt werden müssen. Nur durch die Teilungserklärung und den dazugehörigen Aufteilungsplan, einer Urkunde, in der in einer vom Bauamt unterzeichneten Ausfertigung des Bauplanes alle Wohn- oder Gewerbeeinheiten eines Gebäudes sowie alle Tiefgaragenplätze und Garagen und Stellplätze durchnummeriert und jeweils einer Einheit als Sondereigentum oder Sondernutzungsrecht zugeordnet werden, können der Käufer und die finanzierende Bank nachvollziehen, welche Wohnung und welche etwaigen Sondernutzungsrechte exakt erworben worden sind.
Zum Sondereigentum gehören grundsätzlich die gebildeten Wohnungen und Gewerbeeinheiten. Auch Garagen und Tiefgaragenplätze können zum Sondereigentum erklärt werden. Sondernutzungsrechte werden in der Regel eingetragen für Gartenflächen, Kfz-Abstellplätze, Spitzbodenanteile und etwaige Abstellräume. Darüber hinaus wird in der Teilungserklärung auch Gemeinschaftseigentum begründet. Dies geschieht passiv dadurch, dass alle als Gemeinschaftseigentum vorgesehenen Gebäudeteile nicht mit einer Ziffer versehen werden. Zum Gemeinschaftseigentum gehören alle zum Bestand des Hauses notwendigen Gebäudeteile und Einrichtungen wie zum Beispiel die Dachfläche, die Fassade, Fenster, Versorgungsschächte, Installationen, Heizungen (Ausnahme: Etagenheizung), Waschküchen, Trockenräume und ähnliches.
Zudem ist die Teilungserklärung nebst Aufteilungsplan eine unverzichtbare Urkunde für das Grundbuchamt. Nur auf Basis dieser Urkunde kann der Rechtspfleger die Aufteilung des Grundstückes im Grundbuch wahren und Wohnungs- und Teileigentumsgrundbuchblätter anlegen, in denen die zum jeweiligen ideellen Miteigentumsanteil zugeordneten Einheiten und Sondernutzungsrechte ausgewiesen werden und die überhaupt erst eine Beleihung der erworbenen Eigentumswohnung oder des gewerblichen Teileigentums ermöglichen. Zu der Teilungserklärung und dem Aufteilungsplan gehört zwingend auch die von der Baubehörde auszustellende Abgeschlossenheitserklärung, in der bestätigt wird, das tatsächlich jede Wohn- und Gewerbeeinheit in sich geschlossen und einzeln nutzbar ist.